Política de Tratamiento
de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma SmartLogicApp es:

2. Marco Normativo

Esta política se rige por las siguientes normas vigentes en la República de Colombia:

• Ley 1581 de 2012 — Régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
• Resolución 60805 de 2022 de la SIC — Instrucciones sobre el Registro Nacional de Bases de Datos.

3. Definiciones

Para efectos de la presente política se adoptan las definiciones establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

4. Datos Personales que se Recolectan

SmartLogicApp recolecta y trata las siguientes categorías de datos personales:

4.1 Datos de los usuarios del sistema (clientes directos)

• Nombre completo, número de identificación, cargo y datos de contacto (correo electrónico, teléfono).
• Información de acceso al sistema (usuario y credenciales cifradas).
• Datos de facturación y medios de pago.
• Registros de actividad dentro de la plataforma (logs de sesión).

4.2 Datos ingresados por los clientes en el uso del ERP

SmartLogicApp opera como plataforma SaaS multi-tenant. Los clientes ingresan datos de sus propios terceros (empleados, proveedores, clientes finales) en el sistema. Respecto a estos datos:

• El cliente es el responsable del tratamiento de los datos de sus terceros.
• SmartLogicApp actúa como encargado del tratamiento en los términos del artículo 3 literal e) de la Ley 1581 de 2012.
• SmartLogicApp no utiliza estos datos para fines distintos a la prestación del servicio contratado.

5. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recolectados serán tratados para las siguientes finalidades:

• Prestación del servicio ERP contratado y gestión de la relación comercial.
• Soporte técnico, mantenimiento y actualizaciones de la plataforma.
• Facturación y cobro de los servicios suscritos.
• Comunicaciones relacionadas con el servicio (actualizaciones, cambios, alertas operativas).
• Cumplimiento de obligaciones legales ante autoridades competentes cuando sea requerido.
• Mejora del servicio mediante análisis agregados y anonimizados de uso de la plataforma.

Los datos no serán utilizados para envío de publicidad de terceros, comercialización a otras empresas ni cesión con fines distintos a los anteriores sin autorización expresa del titular.

6. Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos tiene derecho a:

• Conocer los datos personales que reposan en nuestras bases de datos.
• Actualizar sus datos cuando sean inexactos, incompletos o fragmentados.
• Rectificar datos que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista obligación legal de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley 1581 de 2012.

7. Procedimiento para Ejercer Derechos

El titular o su causahabiente podrá ejercer sus derechos mediante solicitud escrita dirigida a:

8. Medidas de Seguridad

SmartLogicApp implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción, incluyendo:

• Cifrado de credenciales de acceso mediante algoritmos estándar de la industria.
• Arquitectura multi-tenant con aislamiento de datos por cliente (esquemas separados en PostgreSQL).
• Copias de seguridad periódicas en infraestructura en la nube.
• Control de acceso basado en roles dentro de la plataforma.
• Protocolos de comunicación cifrados (HTTPS/TLS).

En caso de incidente de seguridad que afecte datos personales, SmartLogicApp notificará a los titulares afectados y a la SIC en los términos establecidos por la normativa vigente.

9. Transferencia y Transmisión de Datos

SmartLogicApp no transfiere datos personales a terceros para fines comerciales propios. Los datos podrán ser transmitidos únicamente a:

• Proveedores de infraestructura tecnológica que actúan como encargados del tratamiento (servidores en la nube) bajo acuerdos de confidencialidad.
• Autoridades competentes del Estado colombiano cuando medie orden judicial, requerimiento legal o disposición normativa.

10. Conservación de los Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo en que el usuario mantenga activa su cuenta en SmartLogicApp y por el período adicional necesario para cumplir obligaciones legales, contables y fiscales conforme a la legislación colombiana vigente.

Una vez solicitada la cancelación de la cuenta, el usuario dispondrá de un período de treinta (30) días calendario para exportar y descargar su información antes del cierre definitivo. Transcurrido este plazo, los datos serán eliminados de los servidores activos.

11. Vigencia y Modificaciones

La presente política entra en vigencia a partir de su publicación en https://smartlogicapp.com/privacidad. SmartLogicApp se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán notificados a los usuarios registrados mediante correo electrónico con un mínimo de quince (15) días de anticipación a su entrada en vigencia.

12. Autoridad de Control

La entidad encargada de velar por el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), ante quien el titular podrá presentar quejas y reclamos:

13. Módulo de Citas Médicas

SmartLogicApp ofrece a sus clientes (médicos, consultorios y clínicas) un módulo de agendamiento de citas médicas. Respecto al tratamiento de datos de los pacientes en este módulo:

• El médico o clínica que contrata el servicio actúa como responsable del tratamiento de los datos personales y de salud de sus pacientes, conforme al artículo 3 literal d) de la Ley 1581 de 2012.
• SmartLogicApp actúa como encargado del tratamiento, procesando dichos datos únicamente para prestar el servicio contratado.
• Los datos de salud recolectados (motivo de consulta, historial de citas) son considerados datos sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 y son tratados con medidas de seguridad reforzadas.
• SmartLogicApp no utiliza los datos de salud de los pacientes para ningún fin distinto a la prestación del servicio al médico tratante.